Tipps zu Microsoft Access

1. Ausdruck von komplexen Makros

Wer komplexe und umfangreiche Makros entwickelt, wird in der Regel die Programmzeilen sichern bzw. zur Kontrolle diese ausdrucken. Dies muss aber nicht zwingend über eine andere Anwendung geschehen. Vielmehr können Sie dies auch direkt aus Access heraus.
1. Öffnen Sie das betreffende Makro in der Entwurfsansicht und wählen Sie den Menüpunkt 'Datei/Drucken' aus.
2. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie aus, was Sie zu Papier bringen möchten. Sie haben die Wahl zwischen 'Eigenschaften', 'Aktionen und Argumente' sowie 'Berechtigungen für Benutzer und Gruppen'. Dabei können Sie auch mehrere Optionen anwählen.
3. Nach der Auswahl der Optionen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche 'OK' und der Ausdruck beginnt.

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2. Individuelle Schaltflächen

Wer bei seiner Access-Datenbank die enthaltenen Schaltflächen sowohl mit einer Bitmap-Grafik als auch mit einer Beschriftung versehen möchte, kann dies unter Access nicht bewerkstelligen. Idealerweise benutzen Sie zur Erstellung eines Formulars den entsprechenden Assistenten. Sowie Sie in der Entwurfsansicht eine neue Schaltfläche aus der Symbolleiste auf das geöffnete Formular ziehen, dann startet der Befehlsflächen-Assistent automatisch. Mit dessen Hilfe können Sie auf eine Reihe von bereits vorgefertigten Schaltflächen zugreifen. Allerdings gibt es keine Möglichkeit, ein Bild und ein Symbol gleichzeitig einzubinden. Hier müssen Sie zu einem externen Grafikprogramm greifen. Hierfür eignet sich jedes Grafikprogramm, das normale Bitmap-Grafiken verarbeitet. Starten Sie diese Software und beginnen ein beliebiges Bild, das später als Schaltfläche dienen soll, zu erstellen.
Bei der Erstellung der Grafik können Sie nun jede beliebige Gestaltung wählen. Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf. Natürlich können Sie hierbei auch gleich eine Beschriftung einfügen. Achten Sie bereits jetzt darauf, dass Sie die Fläche gleich in der Originalgröße erstellen. Müssen Sie die Grafik verkleinern, so sind möglicherweise das Motiv oder der Text unter Access nicht mehr lesbar. Haben Sie die neue Schaltfläche fertig gestellt, so legen Sie diese im BMP-Format in ein beliebiges Verzeichnis ab. Nun kommt wieder der Befehlsschaltflächen-Assistent von Access zum Einsatz. Wählen Sie die Option "Symbol" aus. Über den Schalter "Durchsuchen ..." gelangen Sie in das Verzeichnis, in dem die erstellte Schaltfläche enthalten ist. Wählen Sie diese aus und nach der Beendigung des Assistenten erscheint die gewünschte Schaltfläche in Ihrem Formular.

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3. AutoFormat für Formulare

Wer seinen Formularen nicht unbedingt einen individuellen Anstrich geben will, der kann auch auf vorgefertigte Layouts zurückgreifen. Mit wenigen Handgriffen können Sie so Ihrer Datenbank ein professionelles Äußeres geben.
Auch hier öffnen Sie zunächst ein vorhandenes Formular in der Entwurfsansicht.
Über den Menüpunkt "Format" gelangen Sie zu der Funktion "Autoformat". In einem Dialogfenster bietet Ihnen Access eine Reihe von unterschiedlichen Layouts an.
Dabei müssen Sie nicht alle Attribute (Schriftart, Farbe und Rahmen) übernehmen. Über den Schalter "Optionen" können Sie entscheiden, welche Vorgaben übernommen werden sollen.
Doch die Funktion "Autoformat" bietet noch weitere Einstellungsmöglichkeiten. Klicken Sie auf den Schalter "Anpassen", so eröffnen sich Ihnen insgesamt drei weitere Optionen. Beispielsweise können Sie ein neues Autoformat auf der Basis des geöffneten Formulars erstellen bzw. ein vorliegendes Autoformat aktualisieren.
Klicken Sie abschließend mit der Maus auf die OK- Taste, wird das gewählte Layout übernommen und Ihr Format wird entsprechend angepasst.

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4. HTML-Seiten erzeugen

Mit Access 97 lassen sich Dateien direkt im HTML-Format (Hyper Text Markup Language) speichern. Nutzen Sie den Assistenten, um Daten ins Internet oder Intranet (internes Netz mit den Werkzeugen des Internet) zu stellen. Dazu öffnen Sie zunächst eine bestehende Datenbank. Klicken Sie nun auf Datei - Im HTML Format speichern
Es erscheint der Web-Publishing-Assistent. Mit ihm erzeugen Sie Web-Dokumente aus Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten. Klicken Sie einfach auf den Reiter "Alle Objekte", und der Assistent öffnet alle in der Datenbank vorhandenen Objekte. Sie brauchen nur noch auszuwählen.
Im nächsten Schritt bestimmen Sie gegebenenfalls eine HTML-Vorlage. Auf der folgenden Seite hat der Assistent die Auswahl "statische HTML-Seiten erstellen" schon markiert. Diese Wahl ist unbedingt empfehlenswert, es sei denn, Sie besitzen einen Microsoft Internet Information Server oder Personal Web Server, mit dem Sie dynamische Web-Seiten erzeugen können. Haben Sie mehr als ein Access-Objekt gewählt, können Sie mit dem Assistenten eine Homepage bauen, die eine Tabelle mit Verknüpfungen zu den gewählten Objekten enthält (ein so genanntes Switchboard). Die Homepage verbindet die gewählten Objekte miteinander.
Ein Klick auf das gewünschte Link im Switchboard genügt, um eine andere Web-Seite zu öffnen.
Wenn Sie des Öfteren Web-Seiten erzeugen, speichern Sie die Antworten am besten in einem Veröffentlichungsprofil auf der letzten Dialogkarte des Assistenten. Das Angebot erspart Ihnen bei weiteren Veröffentlichungen eine Menge Arbeit. Das Ergebnis können Sie sich nun in einem Browser ansehen.
Achtung: Der Assistent vergibt nicht die übliche Endung HTM, sondern HTML. Deshalb können Sie die Dateien nicht mit einem gewöhnlichen Editor öffnen.

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5. Abfragen für WinWord-Serienbriefe

Mit Hilfe von Access-Abfragen umgehen Sie die Einschränkungen beim Seriendruck.
Bei der Datenfilterung im WinWord-Dialog Abfrage-Optionen können Sie weder Joker einsetzen noch die Teilzeichensuche im Feld starten. So schaffen Sie Abhilfe:
Zunächst erstellen Sie mit Access eine entsprechende Abfrage in der Quelldatenbank und verknüpfen die Abfrage anschließend mit dem Serienbrief. Die Access-Abfrage muss alle für den Seriendruck benötigten Felder enthalten. Um die neue Abfrage mit dem WinWord-Seriendruckdokument zu verbinden, klicken Sie im Dialog Seriendruck-Manager von WinWord auf Daten importieren und dann auf Datenquelle öffnen. Im Dialog wählen Sie die mdb-Datei aus, die die gewünschte Abfrage enthält. Wichtig ist, dass Sie hier die Option Importweise auswählen einschalten, bevor Sie auf Öffnen klicken. Im nächsten Dialog wählen Sie den Eintrag MS Access 97-Datenbank über ODBC aus und klicken auf OK. Damit im nächsten Fenster die gewünschte Abfrage erscheint, klicken Sie auf Optionen und schalten die Checkbox Ansichten ein.
Nun wählen Sie die neu erstellte Abfrage in der Liste aus und stellen die ODBC-Verbindung mit OK her.

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6. Schnelle Druckausgabe

Auf Laserdruckern beschleunigen Sie die Ausgabe von Formularen und Berichten.
Das Drucken von Access-Formularen und -Berichten dauert zuweilen sehr lange. Grund dafür ist die pixelweise Aufbereitung der Daten. Allerdings bietet Access eine Option an, um diesen Vorgang auf Laserdruckern erheblich zu beschleunigen. So werden in diesem speziellen Modus Raster, Linien und Rechtecke nicht vom PC in die entsprechende Rasterung übersetzt, sondern direkt an den Laserdrucker weitergegeben. Öffnen Sie einen Bericht oder ein Formular in der Entwurfsansicht. Wählen Sie dann Ansicht - Eigenschaften und aus der Auswahlliste den Eintrag Andere Eigenschaften Im Eigenschaftsfeld "Schneller Laserdruck" geben Sie als Wert "Ja" ein, und schon geht das Drucken schnell vonstatten.

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7. Datenbanken schützen

Um Datenbanken vor Manipulation zu schützen, speichern Sie diese im MDE-Format.
Bevor Sie anderen Benutzern eine Datenbank zur Verfügung stellen, empfiehlt es sich, die Datei zu schützen. Um zu verhindern, dass Elemente wie Formulare oder VBA-Code verändert werden, speichern Sie die Datenbank im MDE-Format (Microsoft Date Engine) ab. Access 97 behält dabei die ursprüngliche mdb-Datei bei, an der Sie nach wie vor Änderungen vornehmen können. Es empfiehlt sich dennoch dringend, zunächst die originale Datenbank zu kopieren. Anschließend starten Sie Access und schließen alle Datenbanken. Benutzen Sie nun die Befehlsfolge Extras/Datenbank-Dienstprogramme/ MDE-Datei erstellen. Im Auswahldialog wählen Sie die gewünschte Datei aus, die Sie schützen möchten, und klicken anschließend auf MDE erstellen. Mit der Schaltfläche Speichern im nächsten Dialog legen Sie die neue mde-Datei endgültig an. Access kompiliert jetzt alle Module, entfernt den Quellcode und komprimiert die neue Datenbank. Um eine geschützte Datei zu laden, stellen Sie im Dialog Datei/Öffnen den Dateityp MDE-Dateien (*.mde) ein. VBA-Code bleibt in mde-Dateien ausführbar, lässt sich aber weder anzeigen noch bearbeiten. Außerdem ist in den Registern Formulare, Berichte und Module die Schaltfläche Entwurf deaktiviert, so dass hier keine Änderungen möglich sind.

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8. Als MDE-Dateien sichern

Wenn Sie verhindern möchten, dass jemand Berichte oder Formulare in Ihrer Datenbank ändert oder dass Datenbankbenutzer Zugang zu Ihrem Visual-Basic-Code haben, speichern Sie die Datenbank als sogenannte MDE-Datei. Außerdem können Sie mit dem #Format eigene Assistenten bauen. Klicken Sie auf Extras - Datenbank Dienstprogramme -
MDE-Datei erstellen. Access 97 kompiliert nun alle Module, löscht den kompletten bearbeitbaren Quellcode und komprimiert die Datenbank. Nun kann niemand mehr Formulare und Berichte hinzufügen oder ändern. Ihr Visual-Basic-Quellcode funktioniert weiterhin, lässt sich aber nicht mehr anzeigen oder ändern.
Vorsicht! Behalten Sie auf alle Fälle eine Kopie der Originaldatenbank und des Quellcodes. Nur damit können Sie später etwas ändern oder weiterentwickeln
 

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9. Datenrettung

Auch wenn es niemand glaubt, doch irgendwann passiert es:
Ihre Datenbank ist defekt. In den meisten Fällen bietet dazu Access eine Möglichkeit, die verlorenen Daten zu retten.

  1. Sofern ein Fehler aufgetreten ist, schließen Sie zunächst alle Datenbanken. Dies betrifft auch die defekte Datenbank.
  2. Unter dem Menüpunkt "Extras" finden Sie den Punkt "Datenbank-Dienstprogramme". Hier wählen Sie die Option "Datenbank reparieren" aus.
  3. In der sich öffnenden Dateiauswahl klicken Sie auf die defekte Datenbankdatei. Bestätigen Sie den Schritt mit einem Mausklick auf die Taste "Reparieren".
  4. Access beginnt nun, den Inhalt und Objekte zu überprüfen. Nach Abschluß der Arbeit erhalten Sie eine Meldung über den Verlauf der Reparatur. In den meisten Fällen kann das Dienstprogramm den Fehler beseitigen. Mißlingt der Versuch, so müssen Sie zu Ihrer Sicherheitskopie der Datenbank greifen.
     

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Hinweis:

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