Tipps zu Microsoft Access
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Tipps zu Microsoft Access |
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Wer komplexe und umfangreiche Makros entwickelt, wird in der Regel die
Programmzeilen sichern bzw. zur Kontrolle diese ausdrucken. Dies muss aber nicht
zwingend über eine andere Anwendung geschehen. Vielmehr können Sie dies auch
direkt aus Access heraus.
1. Öffnen Sie das betreffende Makro in der Entwurfsansicht und wählen Sie den
Menüpunkt 'Datei/Drucken' aus.
2. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie aus, was Sie zu Papier bringen möchten.
Sie haben die Wahl zwischen 'Eigenschaften', 'Aktionen und Argumente' sowie
'Berechtigungen für Benutzer und Gruppen'. Dabei können Sie auch mehrere
Optionen anwählen.
3. Nach der Auswahl der Optionen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche 'OK'
und der Ausdruck beginnt.
Wer bei seiner Access-Datenbank die enthaltenen Schaltflächen sowohl mit
einer Bitmap-Grafik als auch mit einer Beschriftung versehen möchte, kann dies
unter Access nicht bewerkstelligen. Idealerweise benutzen Sie zur Erstellung
eines Formulars den entsprechenden Assistenten. Sowie Sie in der Entwurfsansicht
eine neue Schaltfläche aus der Symbolleiste auf das geöffnete Formular ziehen,
dann startet der Befehlsflächen-Assistent automatisch. Mit dessen Hilfe können
Sie auf eine Reihe von bereits vorgefertigten Schaltflächen zugreifen.
Allerdings gibt es keine Möglichkeit, ein Bild und ein Symbol gleichzeitig
einzubinden. Hier müssen Sie zu einem externen Grafikprogramm greifen. Hierfür
eignet sich jedes Grafikprogramm, das normale Bitmap-Grafiken verarbeitet.
Starten Sie diese Software und beginnen ein beliebiges Bild, das später als
Schaltfläche dienen soll, zu erstellen.
Bei der Erstellung der Grafik können Sie nun jede beliebige Gestaltung wählen.
Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf. Natürlich können Sie hierbei auch
gleich eine Beschriftung einfügen. Achten Sie bereits jetzt darauf, dass Sie
die Fläche gleich in der Originalgröße erstellen. Müssen Sie die Grafik
verkleinern, so sind möglicherweise das Motiv oder der Text unter Access nicht
mehr lesbar. Haben Sie die neue Schaltfläche fertig gestellt, so legen Sie diese
im BMP-Format in ein beliebiges Verzeichnis ab. Nun kommt wieder der
Befehlsschaltflächen-Assistent von Access zum Einsatz. Wählen Sie die Option
"Symbol" aus. Über den Schalter "Durchsuchen ..." gelangen Sie in das
Verzeichnis, in dem die erstellte Schaltfläche enthalten ist. Wählen Sie diese
aus und nach der Beendigung des Assistenten erscheint die gewünschte
Schaltfläche in Ihrem Formular.
Wer seinen Formularen nicht unbedingt einen individuellen
Anstrich geben will, der kann auch auf vorgefertigte Layouts zurückgreifen. Mit
wenigen Handgriffen können Sie so Ihrer Datenbank ein professionelles Äußeres
geben.
Auch hier öffnen Sie zunächst ein vorhandenes Formular in der Entwurfsansicht.
Über den Menüpunkt "Format" gelangen Sie zu der Funktion "Autoformat". In einem
Dialogfenster bietet Ihnen Access eine Reihe von unterschiedlichen Layouts an.
Dabei müssen Sie nicht alle Attribute (Schriftart, Farbe und Rahmen) übernehmen.
Über den Schalter "Optionen" können Sie entscheiden, welche Vorgaben übernommen
werden sollen.
Doch die Funktion "Autoformat" bietet noch weitere Einstellungsmöglichkeiten.
Klicken Sie auf den Schalter "Anpassen", so eröffnen sich Ihnen insgesamt drei
weitere Optionen. Beispielsweise können Sie ein neues Autoformat auf der Basis
des geöffneten Formulars erstellen bzw. ein vorliegendes Autoformat
aktualisieren.
Klicken Sie abschließend mit der Maus auf die OK- Taste, wird das gewählte
Layout übernommen und Ihr Format wird entsprechend angepasst.
Mit Access 97 lassen sich Dateien direkt im HTML-Format (Hyper
Text Markup Language) speichern. Nutzen Sie den Assistenten, um Daten ins
Internet oder Intranet (internes Netz mit den Werkzeugen des Internet) zu
stellen. Dazu öffnen Sie zunächst eine bestehende Datenbank. Klicken Sie nun auf
Datei - Im HTML Format speichern
Es erscheint der Web-Publishing-Assistent. Mit ihm erzeugen Sie Web-Dokumente
aus Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten. Klicken Sie einfach auf den
Reiter "Alle Objekte", und der Assistent öffnet alle in der Datenbank
vorhandenen Objekte. Sie brauchen nur noch auszuwählen.
Im nächsten Schritt bestimmen Sie gegebenenfalls eine HTML-Vorlage. Auf der
folgenden Seite hat der Assistent die Auswahl "statische HTML-Seiten erstellen"
schon markiert. Diese Wahl ist unbedingt empfehlenswert, es sei denn, Sie
besitzen einen Microsoft Internet Information Server oder Personal Web Server,
mit dem Sie dynamische Web-Seiten erzeugen können. Haben Sie mehr als ein
Access-Objekt gewählt, können Sie mit dem Assistenten eine Homepage bauen, die
eine Tabelle mit Verknüpfungen zu den gewählten Objekten enthält (ein so
genanntes Switchboard). Die Homepage verbindet die gewählten Objekte
miteinander.
Ein Klick auf das gewünschte Link im Switchboard genügt, um eine andere
Web-Seite zu öffnen.
Wenn Sie des Öfteren Web-Seiten erzeugen, speichern Sie die Antworten am besten
in einem Veröffentlichungsprofil auf der letzten Dialogkarte des Assistenten.
Das Angebot erspart Ihnen bei weiteren Veröffentlichungen eine Menge Arbeit. Das
Ergebnis können Sie sich nun in einem Browser ansehen.
Achtung: Der Assistent vergibt nicht die übliche Endung HTM, sondern HTML.
Deshalb können Sie die Dateien nicht mit einem gewöhnlichen Editor öffnen.
Mit Hilfe von Access-Abfragen umgehen Sie die Einschränkungen
beim Seriendruck.
Bei der Datenfilterung im WinWord-Dialog Abfrage-Optionen können Sie weder Joker
einsetzen noch die Teilzeichensuche im Feld starten. So schaffen Sie Abhilfe:
Zunächst erstellen Sie mit Access eine entsprechende Abfrage in der
Quelldatenbank und verknüpfen die Abfrage anschließend mit dem Serienbrief. Die
Access-Abfrage muss alle für den Seriendruck benötigten Felder enthalten. Um die
neue Abfrage mit dem WinWord-Seriendruckdokument zu verbinden, klicken Sie im
Dialog Seriendruck-Manager von WinWord auf Daten importieren und dann auf
Datenquelle öffnen. Im Dialog wählen Sie die mdb-Datei aus, die die gewünschte
Abfrage enthält. Wichtig ist, dass Sie hier die Option Importweise auswählen
einschalten, bevor Sie auf Öffnen klicken. Im nächsten Dialog wählen Sie den
Eintrag MS Access 97-Datenbank über ODBC aus und klicken auf OK. Damit im
nächsten Fenster die gewünschte Abfrage erscheint, klicken Sie auf Optionen und
schalten die Checkbox Ansichten ein.
Nun wählen Sie die neu erstellte Abfrage in der Liste aus und stellen die
ODBC-Verbindung mit OK her.
Auf Laserdruckern beschleunigen Sie die Ausgabe von Formularen
und Berichten.
Das Drucken von Access-Formularen und -Berichten dauert zuweilen sehr lange.
Grund dafür ist die pixelweise Aufbereitung der Daten. Allerdings bietet Access
eine Option an, um diesen Vorgang auf Laserdruckern erheblich zu beschleunigen.
So werden in diesem speziellen Modus Raster, Linien und Rechtecke nicht vom PC
in die entsprechende Rasterung übersetzt, sondern direkt an den Laserdrucker
weitergegeben. Öffnen Sie einen Bericht oder ein Formular in der
Entwurfsansicht. Wählen Sie dann Ansicht - Eigenschaften und aus der
Auswahlliste den Eintrag Andere Eigenschaften Im Eigenschaftsfeld "Schneller
Laserdruck" geben Sie als Wert "Ja" ein, und schon geht das Drucken schnell
vonstatten.
Um Datenbanken vor Manipulation zu schützen, speichern Sie diese im
MDE-Format.
Bevor Sie anderen Benutzern eine Datenbank zur Verfügung stellen, empfiehlt es
sich, die Datei zu schützen. Um zu verhindern, dass Elemente wie Formulare oder
VBA-Code verändert werden, speichern Sie die Datenbank im MDE-Format (Microsoft
Date Engine) ab. Access 97 behält dabei die ursprüngliche mdb-Datei bei, an der
Sie nach wie vor Änderungen vornehmen können. Es empfiehlt sich dennoch
dringend, zunächst die originale Datenbank zu kopieren. Anschließend starten Sie
Access und schließen alle Datenbanken. Benutzen Sie nun die Befehlsfolge
Extras/Datenbank-Dienstprogramme/ MDE-Datei erstellen. Im Auswahldialog wählen
Sie die gewünschte Datei aus, die Sie schützen möchten, und klicken anschließend
auf MDE erstellen. Mit der Schaltfläche Speichern im nächsten Dialog legen Sie
die neue mde-Datei endgültig an. Access kompiliert jetzt alle Module, entfernt
den Quellcode und komprimiert die neue Datenbank. Um eine geschützte Datei zu
laden, stellen Sie im Dialog Datei/Öffnen den Dateityp MDE-Dateien (*.mde) ein.
VBA-Code bleibt in mde-Dateien ausführbar, lässt sich aber weder anzeigen noch
bearbeiten. Außerdem ist in den Registern Formulare, Berichte und Module die
Schaltfläche Entwurf deaktiviert, so dass hier keine Änderungen möglich sind.
Wenn Sie verhindern möchten, dass jemand Berichte oder
Formulare in Ihrer Datenbank ändert oder dass
Datenbankbenutzer Zugang zu Ihrem Visual-Basic-Code
haben, speichern Sie die Datenbank als sogenannte MDE-Datei. Außerdem können Sie mit dem #Format eigene
Assistenten bauen.
Klicken Sie auf Extras - Datenbank Dienstprogramme -
MDE-Datei erstellen.
Access 97 kompiliert nun alle Module, löscht den
kompletten bearbeitbaren Quellcode und komprimiert die
Datenbank. Nun kann niemand mehr Formulare und
Berichte hinzufügen oder ändern. Ihr Visual-Basic-Quellcode funktioniert weiterhin,
lässt sich aber
nicht mehr anzeigen oder ändern.
Vorsicht! Behalten
Sie auf alle Fälle eine Kopie der Originaldatenbank
und des Quellcodes. Nur damit können Sie später
etwas ändern oder weiterentwickeln
Auch wenn es niemand glaubt, doch irgendwann passiert es:
Ihre Datenbank ist defekt. In den meisten Fällen bietet dazu Access eine
Möglichkeit, die verlorenen Daten zu retten.
Hinweis:
Alle Tipps und Tricks entstammen eigenen Erfahrungen aus unserer täglichen
Praxis oder wurden uns von befreundeten Firmen und Privatpersonen überlassen.
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