Tipps zu Microsoft PowerPoint

1. Pack & Go: Eine Präsentation weitergeben (PowerPoint)

Zum unabhängigen Speichern von PowerPoint-Präsentationen gibt es die Funktion "Pack & Go". Mit Hilfe dieser Funktion können Sie die Präsentation auf einem anderen Computer ablaufen lassen oder an einen Kunden versenden. Sie müssen nicht einmal darauf achten, ob PowerPoint auf dem Zielrechner installiert ist.
1. Wählen Sie den Menübefehl "Speichern" und im folgendem Untermenü klicken Sie auf "Pack & Go". Das Dialogfenster "Pack & Go-Assistent" wird geöffnet.
2. Im linken Teil des Dialogfensters erkennen Sie, in welchem Schritt der Dateierstellung Sie sich gerade befinden. Im rechten Teil finden Sie eine Beschreibung zu dem jeweils aktiven Schritt. Im nächsten Dialogfenster geben Sie an, welche Präsentationen zusammengefasst werden sollen.
3. Im dritten Dialogfenster wählen Sie das Ziel der Präsentation aus. Hier legen Sie fest, auf welches Laufwerk Ihre Präsentation ausgegeben werden soll. Markieren Sie das Optionskästchen "A:\Laufwerk". Legen Sie jetzt eine Diskette in das ausgewählte Laufwerk ein und klicken Sie dann auf "Weiter".
4. Im nächsten Dialogfenster aktivieren Sie die Option "TrueType-Schriftart einbetten". Das Kontrollkästchen "Verknüpfte Dateien einschließen" sollte auf alle Fälle aktiviert sein, damit alle Bilder und andere Elemente mit in Ihre Präsentation eingebunden werden. In dem folgendem Dialogfenster geben Sie an, ob der PowerPoint Projektor hinzugefügt werden soll. Mit dem Projektor sind Sie in der Lage, Ihre Präsentation auf einem Computer ablaufen zu lassen, ohne dass dort PowerPoint installiert sein muss.
5. Mit einem Klick auf "Weiter" und "Fertigstellen" sucht sich PowerPoint die benötigten Dateien zusammen und kopiert diese auf die Diskette.

2. Diagramme aus Tabellen - auch ohne Excel

Eine beliebte Darstellungsart von Zahlen sind Diagramme. Ein Diagramm macht Ihre Zahlenkolonnen wesentlich übersichtlicher. Außerdem können Sie beim geschickten Aufbau von Diagrammen die Zahlen so präsentieren, wie Sie es wollen. Ohne eine Manipulation der Daten können Sie zum Beispiel mit Hilfe eines Diagramms negative Entwicklungen retuschieren und positive Teilelemente hervorheben. Nicht immer steht das Programm Excel zur Verfügung. Hier hilft PowerPoint weiter: Es beinhaltet ein eigenes kleines Tabellen- und Diagrammprogramm.
1. Um ein Diagramm mit PowerPoint zu erzeugen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol "Neue Folie". Alternativ können Sie auch im Menü auf "Einfügen" klicken und im Untermenü auf "Neue Folie".
2. Wählen Sie im Dialogfeld "Neue Folie" das Auto-Layout "Diagramm" aus. Klicken Sie jetzt auf Ihrer neuen Folie doppelt in den Bereich "Diagramm durch doppelklicken hinzufügen".
3. Jetzt werden eine Beispieltabelle und ein Beispieldiagramm erzeugt. Geben Sie Ihre eigenen Daten in die Tabelle ein. Das Ergebnis wird im Diagramm sofort sichtbar. Die Tabelle besteht aus Spalten sowie Zeilen und erinnert stark an eine Excel-Tabelle, beinhaltet aber nicht die Excel-Funktionen. Das heißt, zum Berechnen von Daten ist dieses Programm nicht geeignet, wohl aber zur Eingabe von Werten und Begriffen. Trotzdem können Sie mit Hilfe dieser Tabelle Ihre Zahlen verwalten und grafisch sichtbar machen.
4. Sie können viele Eigenschaften des Diagramms verändern und somit Ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Diagramm. Im Kontextmenü wählen Sie "Diagrammtyp".
5. Sie können nun aus mehreren Diagrammtypen und Untertypen ein Diagramm Ihrer Wahl selektieren. Mit Hilfe der Schaltfläche "Schaltfläche gedrückt halten für Beispiel" bekommen Sie einen ersten Eindruck vom fertigen Diagramm.

3. Multimedia-Effekte einsetzen (Powerpoint)

Durch den Einsatz von Multimedia Effekten wie Klang, Musik und Video lockern Sie Ihre Bildschirmpräsentation auf. Seien Sie aber "vorsichtig" und bedenken Sie, dass zu viele Effekte eher störend wirken. Gezielt und an richtiger Stelle eingesetzt andererseits, lassen sich besondere Sachverhalte mit Hilfe der Multimedia-Elemente viel anschaulicher erklären. Auch zur Auflockerung von Präsentationen sind sie glänzend geeignet.
Klicken Sie in der Menüzeile auf "Einfügen" und wählen Sie im Untermenü "Film und Klang" aus. Sie können jetzt Film und Klänge aus der Gallery oder aus eigenen Dateien einfügen. Standardmäßig wird das eingefügte Objekt abgespielt, wenn Sie es doppelt anklicken. In der Präsentationsdarstellung brauchen Sie das Objekt nur einmal anzuklicken, um es abzuspielen. Wenn Sie eine automatische Wiedergabe während der Bildschirmpräsentation erreichen möchten, markieren Sie in der Folienansicht das gewünschte Multimedia- Objekt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Objekt und wählen Sie im Kontextmenü "Benutzerdefinierte Animation".
Im Dialogfenster zur benutzerdefinierten Animation wechseln Sie zunächst auf das Register "Zeitlicher Ablauf". Markieren Sie das automatisch auszuführende Medienobjekt und klicken Sie im rechten Fensterbereich unter "Animieren" auf "Animieren" und "Automatisch". Wechseln Sie auf das Register "Wiedergabeeinstellungen" und legen Sie fest, ob während der Wiedergabe die Bildschirmpräsentation angehalten werden soll oder nicht. Bedenken Sie, dass Sie bei Auswahl der Option "Bildschirmpräsentation anhalten" erst mit Ihrer Präsentation fortfahren können, wenn das Medienobjekt komplett abgespielt ist!

4. Pixelgrafiken als Füllung (PowerPoint)

Verwenden Sie in PowerPoint beliebige Grafikdateien als Füllung von Zeichnungsobjekten. Wer in seiner Demo-Grafik einen ansprechenden Hintergrund einbaut, erzielt höhere Aufmerksamkeit für seine Vorführung. Legen Sie dazu ein Zeichnungsobjekt mit Hilfe eines geeigneten Zeichenwerkzeugs an, beispielsweise eine Ellipse. Blenden Sie nun die Zeichnen-Symbolleiste ein, und wählen Sie das gezeichnete Objekt im Hauptbildschirm aus. Dann klicken Sie in der Leiste Zeichnen auf den Pfeil rechts neben der Schaltfläche Füllfarbe, wählen den Befehl Fülleffekte und aktivieren das Register Grafik. Mit der Schaltfläche Grafik auswählen laden Sie die gewünschte Grafikdatei und ordnen sie anschließend mit OK dem ausgewählten Zeichnungsobjekt als Füllung zu.

5. Folienüberprüfung mit Format

Wie gut Ihnen Ihre Präsentation gelungen ist, beantwortet Ihnen spätestens Ihr Publikum. Einige grundlegende Fehler können Sie durch die Formatüberprüfung Ihrer Folien jedoch schon von vornherein ausschalten.
Wenn Ihre Präsentation fertig ist, klicken Sie im Menü auf "Extras". Im folgendem Untermenü wählen Sie den Eintrag "Formatprüfung" aus. Das Dialogfenster "Formatprüfung" öffnet sich. Hier entscheiden Sie über die Überprüfung von "Rechtschreibung", "Übersichtlichkeit" und "Groß/Kleinschreibung und Zeichen am Ende". Um ein optimales Ergebnis Ihrer Folien zu bekommen, lassen Sie alle drei Möglichkeiten aktiviert.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Optionen" verrät Ihnen Power Point, was alles überprüft wird. Bei Bedarf können Sie hier Änderungen vornehmen. Aber bitte mit Vorsicht, die Voreinstellungen sind mit Bedacht gewählt worden. Sie sollten diese nur mit einem triftigen Grund ändern. Beachten Sie bitte auch, dass PowerPoint falsche Formate bedingungslos ändert. Wenn Sie das Format der Titelfolie zum Beispiel auf "Grossbuchstaben" ändern, haben Sie nach der Formatüberprüfung Ihre Titelfolien in Grossbuchstaben.
Ein Mausklick auf die Schaltfläche "Beginnen" führt die Formatprüfung aus.

Grundsätzlich gilt aber immer: Optimal vorbereitet sind Sie immer dann, wenn Sie

am Originalschauplatz
mit Originalequipment (PC, Beamer, Ton und Licht)
vor einem Testpublikum

testen. Und vergessen Sie die Reserven nicht. Sie sollten immer einen kompletten Reservesatz in der Hinterhand haben. Und wenn Sie mit dem Hotel, wo Ihre Präsentation stattfindet, für den Crashfall die Anmietung eines Reservebeamers vereinbart haben, überspielen Sie die kaputte Lampe mit einem guten Witz, einer Kaffeepause und stehen vor Ihrem Kunden immer gut da.

6. Fehlende Linien aus Word-Tabellen zurückholen

Wenn Sie in Word eine Tabelle erzeugt und über die Zwischenablage in eine PowerPoint-Folie eingefügt haben, sind Rahmen und Gitternetzlinien teilweise verschwunden und tauchen auch in der höchsten Zoomstufe nicht immer auf. Drucken Sie die scheinbar fehlerhafte Folie aus, sind plötzlich alle Linien und Rahmen vorhanden. PowerPoint kann Linien mit einer Strichstärke von 0,25 und 0,5 Punkt je nach Platzierung der Tabelle nicht anzeigen. Klicken Sie in Word auf Tabelle - Tabelle markieren und weisen Sie allen Linien die Linienstärke "1 pt" (oder dicker) zu. Übernehmen Sie die Tabelle anschließend erneut in PowerPoint, sind die Linien wie gewünscht vorhanden.

7. Eine Inhaltsangabe erzeugen

Für das Anlegen einer Inhaltsverzeichnis-Folie mit sämtlichen Folien-Überschriften mussten Sie bisher die
einzelnen Titel Folie für Folie kopieren und ins Inhaltsverzeichnis einfügen. In PowerPoint 97 ist damit endlich Schluss: Erzeugen Sie zuerst die vollständige Präsentation. Arbeiten Sie dabei mit den PowerPoint-eigenen Folien-Layouts. Damit besitzt die Präsentation einheitliche Titel, die PowerPoint für das Inhaltsverzeichnis später nutzt.
Zum Anlegen der Inhalt-Folie markieren Sie Ansicht - Foliensortierung. Klicken Sie bei gedrückter [Umschalt]-Taste auf alle Folien, deren Titel Sie ins Inhaltsverzeichnis aufnehmen möchten. Nun genügt ein Klick auf das neue Symbol "Inhaltsfolie" in der Foliensortierung-Symbolleiste. PowerPoint fügt dann vor der ersten markierten Folie das Inhaltsverzeichnis ein, eine Titelfolie bleibt dabei weiterhin am Folienanfang stehen.
Wichtig: PowerPoint erzeugt nur eine Folie, gleichgültig ob der Platz für die Folientitel ausreicht. Bei mehr als sieben Folien-Titeln ist deshalb manuelle Nacharbeit erforderlich.

8. Diagramme aus Tabellen auch ohne Excel

Um ein Diagramm mit PowerPoint zu erzeugen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol "Neue Folie". Alternativ können Sie auch im Menü auf "Einfügen" klicken und im Untermenü auf "Neue Folie".
Wählen Sie im Dialogfeld "Neue Folie" das Auto-Layout "Diagramm" aus. Klicken Sie jetzt auf Ihrer neuen Folie
doppelt in den Bereich "Diagramm durch doppelklicken hinzufügen".
Jetzt werden eine Beispieltabelle und ein Beispieldiagramm erzeugt. Geben Sie Ihre eigenen Daten in die Tabelle ein. Das Ergebnis wird im Diagramm sofort sichtbar. Die Tabelle besteht aus Spalten sowie Zeilen und erinnert stark an eine Excel-Tabelle, beinhaltet aber nicht die Excel-Funktionen. Das heißt, zum Berechnen von Daten ist dieses Programm nicht geeignet, wohl aber zur Eingabe von Werten und Begriffen. Trotzdem können Sie mit Hilfe dieser Tabelle Ihre Zahlen verwalten und grafisch sichtbar machen.
Sie können viele Eigenschaften des Diagramms verändern und somit Ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Diagramm. Im Kontextmenü wählen Sie "Diagrammtyp".
Sie können nun aus mehreren Diagrammtypen und Untertypen ein Diagramm Ihrer Wahl selektieren. Mit Hilfe der Schaltfläche "Schaltfläche gedrückt halten für Beispiel" bekommen Sie einen ersten Eindruck vom fertigen Diagramm.

9. In PowerPoint ist Datei Speichern als HTML nicht wählbar.

In Powerpoint 97 muß zuerst der Internet-Assistent von der Office-CD installiert werden.
Erst dann steht auch der gewünschte Dateityp "HTML" zur Verfügung.

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