Tipps zu Microsoft Word

1. Makro: Drucken der aktuellen Seite

Gerade bei der Arbeit an längeren Dokumenten muss man häufig die aktuelle - jeweils letzte Seite drucken. Um dies zu erreichen muss man das Dialogfeld "Drucken" aufrufen und die entsprechende Option einstellen. Einfacher geht dies, wenn Sie ein Makro aufzeichnen, das diese Befehlsfolge beinhaltet. Je nach Wahl steht es dann in der Symbolleiste oder als Tastenkombination zur Verfügung. Anstatt hintereinander mehrere Dialoge zu öffnen und verschiedene Einstellungen vorzunehmen, reicht nun ein Mausklick. Klicken Sie im Menü "Extras" auf den Eintrag "Makro". Im folgenden Untermenü wählen Sie den Befehl "Aufzeichnen".
Der Dialog "Makro aufzeichnen erscheint auf Ihrem Bildschirm. Im Textfeld "Makroname" tragen Sie eine Bezeichnung für das Makro ein, etwa "Drucken". Haben Sie spätere mehrere Makros aufgezeichnet, erkennen Sie so immer schon am Makronamen, welche Befehle ausgeführt werden. Unter dem Eintrag "Makro zuordnen" klicken Sie auf das Symbol "Symbolleisten". Sie weisen damit dem Makro ein Symbol in der Symbolleiste zu. Ein neues Dialogfeld mit aktiviertem "Befehle"- Register wird geöffnet. Klicken Sie im rechten Textfeld unter "Befehle" auf den Eintrag "Normal, NeueMacros.Drucken", und ziehen Sie diesen Eintrag mit gedrückter Maustaste in die Symbolleiste. Lassen Sie die Maustaste erst los, wenn Sie einen geeigneten Platz für die neue Schaltfläche ausgesucht haben. Um der neue Schaltfläche ein anderes Symbol zuzuordnen, klicken Sie im Dialog "Anpassen" auf die Schaltfläche "Auswahl ändern". Im folgenden Menü klicken Sie erst auf den Eintrag "Standard". Sie sehen dann in der Symbolleiste nur noch das Symbol des Makros nicht mehr die Bezeichnung des Makros. Wollen Sie ein anderes Symbol einstellen, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche "Auswahl ändern" und führen den Mauszeiger auf den Eintrag "Schaltflächensymbol ändern". Sie erhalten eine Auswahl an möglichen Symbolen. Wählen Sie daraus ein Symbol per Mausklick aus, etwa die Schaltfläche mit der Seite. Mit "Schließen" beenden Sie den Dialog.
Nach diesen Vorarbeiten, beginnen Sie nun mit der eigentlichen Makro-Aufzeichnung. Auf dem Bildschirm wird eine zusätzliche Symbolleiste eingeblendet, und an dem Mauszeiger erscheint ein Kassettensymbol. Für die Aufzeichnung wird eine Befehlsfolge festgehalten. Genau so, wie Sie vorgehen würden, wenn Sie eine Seite ausdrucken wollen, rufen Sie nacheinander die entsprechenden Befehle auf. Klicken Sie auf "Datei / Drucken". In der Kategorie "Seitenbereich" aktivieren Sie per Mausklick die Option "Aktuelle Seite". Überzeugen Sie sich, dass der richtige Drucker eingestellt ist, und klicken Sie auf "OK". Die Makroaufzeichnung ist damit beendet. Klicken Sie zum Abschluss auf das Symbol "Aufzeichnung beenden" in der Makro-Symbolleiste. Um das Makro zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzurufen, klicken Sie auf das neu eingefügte Symbol. Die aktuelle Seite Ihres Dokuments wird sofort gedruckt.

2. Trennlinien zwischen Kopf- oder Fußzeile

Werden Fuß- oder Kopfzeilen in Word-Dokumenten eingefügt, kann eine Trennlinie zwischen Text und Kopf- und Fußzeile eingefügt werden. Das Textdokument wirkt dadurch etwas übersichtlicher. Fügen Sie beispielsweise eine Fußzeile ein, indem Sie im Menü "Ansicht" auf den Eintrag "Kopf- und Fußzeile. Die Fußzeile und eine Symbolleiste wird eingeblendet. Der Word-Text erscheint grau, während Sie an der Fußzeile arbeiten. Geben Sie den Text für die Fußzeile ein.
Um eine Linie einzufügen, klicken Sie im Menü "Format" auf den Befehl "Rahmen und Schattierung". Im Register "Rahmen" stellen Sie erst die Linienart - durchgängige, gestrichelte oder gepunktete Linie - ein, und klicken dann im Vorschaufenster oberhalb der grauen Linien. Eine Rahmenlinie wird eingeblendet. Schließen Sie das Dialogfenster mit "OK". Soll die Trennlinie zwischen Fußzeile und Text nicht über den gesamten Absatz laufen, können Sie entweder eine Linie zeichnen (Zeichensymbolleiste anzeigen lassen), oder Sie ändern den linken und rechten Einzug über das Lineal.

3. Cursor in der Seitenansicht

Kurz vor dem Ausdruck überprüfen Sie noch ein letztes Mal über die Seitenansicht das Erscheinungsbild Ihres Dokuments. Sie merken, dass an einer Stelle noch kleine Korrekturen gemacht werden müssen. Statt zurück in die Normalansicht zu wechseln, können Sie in der Seitenansicht den Cursor aktivieren. Klicken Sie dazu auf das Lupensymbol in der Symbolleiste der Seitenansicht. Anstelle der Lupe sehen Sie jetzt wieder den normalen Mauszeiger. Sie können damit wie gewohnt arbeiten. Ändern Sie zusätzlich die Ansicht (Zoom), können Sie wie gewohnt arbeiten. Haben Sie alle Korrekturen eingearbeitet, drucken Sie das Dokument aus.

4. Word XP: Clipart-Streik beenden

Hat Word Schwierigkeiten, Cliparts einzubinden, aktualisieren Sie eine Systemkomponente.
Nach dem Upgrade auf Word 2002 lassen sich die Cliparts nicht mehr fehlerfrei aufrufen. Wenn Sie in Word den Befehl Einfügen/Grafik/ClipArt benutzen oder den Aufgabenbereich Clip Organizer öffnen, erhalten Sie die Fehlermeldung

Microsoft Clip Organizer konnte den Vorgang nicht beenden.
Schnittstelle nicht unterstützt.
Fehlercode 0x80004002.

Ursächlich dafür ist eine ältere Version der Microsoft Data Access Components (MDAC), die auf dem betroffen Rechner installiert ist. Das MDAC-Paket stellt die Datenaustauschdienste ActiveX Data Objects (ADO), OLE DB und Open Database Connectivity (ODBC) zur Verfügung. Installieren Sie die aktuelle MDACVersion, die für Windows 98 oder höher erhältlich ist. Zum Download rufen Sie die
Internet-Seite http://microsoft.com/data/download_270RTM.htm auf. Wählen Sie die gewünschte Sprachversion, und klicken Sie auf Go to Download. Zur Installation führen Sie die übertragene Datei mdac_typ.exe aus. Nach einem Neustart funktioniert der Aufruf des Clip Organizer in Word XP.

5. Silbentrennung perfekt einstellen

Aktivieren Sie im Menü "Extras" und "Optionen" auf der Registerkarte "Sprache" die Option für die automatische Silbentrennung. Überprüfen Sie dennoch das Dokument vor dem Ausdruck auf noch fehlerhafte Trennungen. Sie können die Trennungen auch manuell vornehmen, indem Sie im oben beschriebenen Menü die Schaltfläche "Manuell" aktivieren.
Doch führen Sie diesen Schritt erst durch, wenn Ihr Dokument fertig gestellt ist. Sobald sich sonst ein Wort verschiebt, kann es zu Trennungen mitten in der Zeile kommen. Eine dritte Möglichkeit ist es, im Zweifelsfall bereits beim Eintippen des Textes so genannte "bedingte" Trennungen vorzusehen. Dazu betätigen Sie an der richtigen Stelle des Wortes die Tastenkombination "Strg" + "-". Lassen Sie sich nicht verwirren, wenn Sie das Trennzeichen nicht sehen können. Es taucht erst auf, wenn das Wort tatsächlich getrennt werden muss. Ganz anders sieht dies mit dem "geschützten" Bindestrich aus. Dieser wird mit Hilfe von "Strg" + "Umschalt" + "-" eingegeben. Das zeigt Word, daß hier kein Zeilenumbruch vorgenommen werden darf. Damit kann der Zeilenumbruch zwischen zusammenhängenden Ausdrücken vermieden werden.

6. Rechnen in Tabellen

Sie können mit Word nicht nur Tabellen anlegen und gestalten, sondern das Textverarbeitungsprogramm mit den Tabellenelementen auch rechnen lassen. Dabei stehen Ihnen neben den Grundrechenarten zahlreiche weitere Funktionen wie Mittelwert, Minimal- und Maximalwert zur Verfügung.
Erstellen Sie zunächst über "Tabelle" in der Menüleiste und "Tabelle einfügen" eine Tabelle. Tragen Sie im Dialog die gewünschte Spalten- und Zeilenzahl ein. Mit "OK" erscheint die Tabelle.
Füllen Sie nun die Felder der Tabelle aus. Klicken Sie mit der Maus in ein leeres Tabellenfeld, in dem Sie eine Berechnung durchführen möchten, und wählen Sie anschliessend "Tabelle" in der Menüleiste sowie den Eintrag "Formel": Der Formel-Dialog erscheint.
Je nach Cursorposition und bereits eingegebener Werte müssen Sie gar keine Rechenoperation eingeben. Im Beispiel addiert Word automatisch die Summe der einzelnen Komponenten, sobald Sie auf "OK" klicken.
Daneben haben Sie aber auch die Möglichkeit, die Rechenoperationen sowie die Berechnungsfelder frei zu definieren. Bewegen Sie dazu wieder den Cursor in das Feld Ihrer Wahl und klicken Sie auf "Tabelle" und "Formel". Im Dialogfenster klicken Sie bei "Formel einfügen" auf den kleinen schwarzen Pfeil: Markieren Sie in der Liste die Funktion Ihrer Wahl.
Tragen Sie zwischen die Klammern die Argumente ein. Die Bezeichnung ist die gleiche wie in der Tabellenkalkulation: Waagerecht wird die Tabelle mit Buchstaben, senkrecht mit Zahlen gekennzeichnet (Beispiel "a1"). Die Zellenbezeichnungen werden leider nicht angezeigt. Hier hilft nur Durchzählen! Bereiche werden über den Doppelpunkt ":" markiert: "c2:c5" umfasst also die vier Zellen "c2", "c3", "c4" und "c5". Mit Betätigen der Schaltfläche "OK" erscheint das Ergebnis.

7. Initialbuchstaben einfügen

Längere Texte müssen nicht langweilig aussehen. Je nach Textart können sie zum Beispiel mit einem grossen Anfangsbuchstaben, einem Initial geschmückt werden. Was man aus Märchenbüchern kennt, lässt sich in Word ganz einfach verwirklichen. Markieren Sie den ersten Buchstaben Ihres Textes, und klicken Sie im Menue Format auf "Initial". Im folgenden Dialog stellen Sie die Art des Initials, die Schriftart und Höhe ein. Im Dialog "Initial" klicken Sie unter "Position" auf das Vorschaubild "Im Text". Unter "Optionen / Schriftart" legen Sie die Schriftart für das Initial fest. Je nach Textart kann dies auch eine schöne, verschnörkelte Schriftart sein, wie beispielsweise die "Brush Script". Die Schriftgrösse des Initials wird über die Anzahl Zeilen definiert, vor denen der Grossbuchstabe steht. In der Regel sind dies drei Zeilen. Sie können in diesem Dialog ausserdem festlegen, wie gross der Abstand des Initials zum restlichen Text sein soll. Ein Abstand von "0,1 cm" reicht im Allgemeinen aus. Klicken Sie auf "OK", um den Grossbuchstaben in den Text einzubauen.

8. Briefkopf im Handumdrehen

Mit Hilfe des negativen Seitenrands erzeugen Sie in Word-Dokumenten "unzerstörbare" Briefköpfe. Allseits bekannt ist der Trick, mit Word Wasserzeichen zu erzeugen, indem Sie den oberen Seitenrand negativ setzen. Eine andere sehr nützliche Anwendung dieses Tricks ist ein individueller Briefkopf, den Sie nicht versehentlich verändern können. Um einen solchen Briefkopf zu erstellen, wählen Sie zunächst den Menüpunkt Datei - Seite einrichten und
negieren den oberen Seitenrand. Enthält das Eingabefeld beispielsweise den Eintrag "2,5 cm" so ändern Sie ihn in "-2,5 cm".
Verlassen Sie den Dialog mit der Taste [OK] und wählen Sie Ansicht Kopf- und Fußzeile. Es erscheint ein neuer gestrichelter Rahmen, der sich über die gesamte Seite erstreckt. In diesem Rahmen erstellen Sie nun Ihren Briefkopf, wie Sie es auch in einem gewöhnlichen Dokument tun würden. Sie können hier sogar Grafiken oder OLE-Objekte einbinden, diese mit Positionsrahmen versehen und beliebig auf der Seite platzieren.
Entspricht Ihr Briefkopf Ihren Vorstellungen, wählen Sie den Menüpunkt Ansicht - Layout und Sie sehen ihn
grau angedeutet als Hintergrund Ihres Briefes. Wie mit einem gedruckten Formular in einer Schreibmaschine
können Sie nun Ihren Brieftext an den passenden Stellen eingeben.
Auch wenn Ihr Briefkopf in der normalen Ansicht nur schwach erkennbar ist, wird er doch gut lesbar mitgedruckt. Soll Ihr Text hingegen auf fertigen Briefköpfen ausgegeben werden, so wechseln Sie über Ansicht - Kopf- und Fußzeile in die Kopfzeile, markieren mit [Strg-A] den gesamten Text sowie alle Grafiken und formatieren die Markierung über Format - Zeichen als "Verborgen". Speichern Sie das Dokument anschließend als DOT-Vorlage im Vorlagenverzeichnis von MS-Office, steht es Ihnen immer dann zur Verfügung, wenn Sie den Menüpunkt Datei - Neu wählen.

9. Shortcuts einfach vergeben

Wir zeigen Ihnen einen schnellen Weg, um Menübefehle und Symbolschaltflächen mit einer Tastenkombination zu belegen .Für alle, die sich nicht von der Tastatur und den oft akrobatischen Tastenkombinationen trennen möchten, gibt es die Shortcuts. Über das Menü Extras/ Anpassen verknüpfen Sie so beliebige Befehle mit entsprechenden Tastenfolgen. Jedoch ist diese Vorgehensweise so umständlich, daß kaum jemand sie verwendet. Einfacher ist hingegen folgende Art und Weise: Halten Sie die Taste [AltGr], und drücken Sie die [+]-Taste auf dem numerischen Ziffernblock. Nun verwandelt sich der Mauszeiger, und jede Ihrer folgenden Aktionen ruft den Shortcut-Dialog für den entsprechenden Befehl auf. Klicken Sie beispielsweise auf Datei/Speichern, speichert Word nicht Ihr Dokument, sondern öffnet das Fenster Tastatur anpassen, wobei der interne Befehl Datei Speichern vorbelegt ist. Auf diese Weise belegen Sie beliebige Befehle, aber auch Schriftarten, Formatvorlagen und Symbolschaltflächen nach Belieben mit eigenen Tastenkombinationen.

10. Startparameter

Mit den Startparametern bestimmen Sie bereits beim Aufruf von Word, in welchem Modus Sie arbeiten wollen.
Bei gewöhnlicher Installation startet Word ohne Parameter. Das bedeutet, dass nach dem Start das AutoExec-Makro ausgeführt wird und Sie ein leeres Dokument (Standard-Dokumentenvorlage) erhalten.
Word verfügt jedoch über eine Reihe von Startoptionen, die Sie in der Aufrufzeile angeben.
Unter Windows klicken Sie im Ordner Start - Programme mit der rechten Maustaste auf das Programmsymbol und wählen dann Kontext - Eigenschaften - Verknüpfung.
Nach der Pfadangabe zur Datei "winword.exe" geben Sie die folgenden Parameter ein:
- /a verhindert, dass beim Start die Add-ins und globale Dokumentenvorlagen automatisch geladen werden.
- /l startet Word und lädt das hinter dem Parameter angegebene Add-in, beispielsweise WinWord /l ppword.wll
- /m unterdrückt die Abarbeitung von AutoExec-Makros.
Dies ist besonders dann empfehlenswert, wenn Sie den Verdacht haben, dass ein Makrovirus sein Unwesen treibt. Alternativ können Sie nach /m auch noch den Namen eines Makros angeben, das anstelle von AutoExec
ausgeführt werden soll.
- /n startet Word, ohne dass ein leeres Dokument geöffnet wird. Aber Vorsicht! Drücken Sie danach auf
die Hilfetaste [F1], so stürzt WinWord mit einer allgemeinen Schutzverletzung ab.
- /t startet Word und öffnet anschließend die nach dem Parameter angegebene Datei als Dokumentenvorlage,
etwa WinWord /t Brief.dot. Geben Sie nur einen Dateinamen als Parameter an, so wird die Datei als normales Dokument geöffnet.

11. Fonts verschwunden?

Wenn in Word Schriftarten nicht mehr zur Verfügung stehen, in anderen Programmen diese aber noch enthalten sind, sollte man den Systemdrucker deinstallieren und neu installieren.

12. Tückische Feldformatierung

Beim Ausdrucken kann die Formatierung der Kopf- oder Fußzeile verlorengehen.
In vielen Dokumenten steht in der Kopf- oder Fußzeile die aktuelle Seite sowie die Anzahl der gesamten Seiten. Diese Seitenzahlen werden in der Regel in Form von Feldfunktionen eingefügt. Sie können diese auch mit allen Zeichenattributen wie fett oder kursiv, andere Schriftart und dergleichen mehr formatieren.
Schauen Sie sich das Dokument aber in der Seitenansicht an, oder drucken Sie es aus, wird bei diesen Feldern die ursprüngliche Formatierung wiederhergestellt. Die Ursache hierfür sehen Sie nur, wenn Sie die Option Feldfunktionen unter Extras/Optionen auf der Karteikarte Ansicht einschalten. Die Seitenzahl erscheint dann als:
{ SEITE * FORMATVERBINDEN }
Und hier liegt genau die Wurzel des Übels. Der Zusatz * FORMATVERBINDEN ist dafür verantwortlich. Dieser formatiert das Feld entsprechend der in der Formatvorlage Standard festgelegten Zeichenformatierung (unten). Ein Ausweg ist, nun alle Feldeinträge zu bearbeiten. Bei eingeschalteter Option Feldfunktionen löschen Sie also den Zusatz * FORMATVERBINDEN. Bei bestehenden Dokumenten ist das oft der einzige Weg.
Einfacher ist es, bereits beim Einfügen der Felder darauf zu achten. Wollen Sie in der Kopfzeile die aktuelle Seite einfügen, benutzen Sie besser die entsprechende Schaltfläche der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile. Diese fügt die Feldfunktion Seite ohne den Zusatz * FORMATVERBINDEN ein.
Beim Einfügen der Anzahl aller Seiten wählen Sie Einfügen/Feld und in der Liste der Feldnamen AnzSeiten aus. Schalten Sie nun die Option Formatierung bei Aktualisierung beibehalten aus, und klicken Sie dann auf OK. Damit können Sie auch die Feldfunktionen beliebig formatieren, ohne dass diese wieder verloren geht.
Unter dieser Option finden Sie übrigens auch die Schalter für nicht druckbare Zeichen wie Tabstopps oder Leerzeichen.

13. Absatzformate schnell anlegen

Erzeugen Sie neue Formatvorlagen direkt im Dokumentenfenster von Word.
Formatvorlagen erleichtern das gleichmäßige Formatieren von Text. Neue Formatvorlagen legen Sie am schnellsten direkt im Word-Hauptfenster auf der Basis einer Markierung an.
Dazu weisen Sie einem Absatz die gewünschten Formatierungen zu, welche die neue Formatvorlage enthalten sollen. Anschließend platzieren Sie den Cursor in diesem Absatz. Nun klicken Sie in das Formatvorlagenfeld links in der Symbolleiste. Tippen Sie den Namen der neuen Formatvorlage ein, beispielsweise Zwischenüberschrift, und drücken Sie die [Enter]-Taste. Word legt nun die neue Formatvorlage automatisch an. Diese lässt sich wie gewohnt über das Listenfeld dem markierten Text zuweisen. Word speichert neue Formatvorlagen standardmäßig nur im aktiven Dokument. Soll die Vorlage in allen neu angelegten Dokumenten zur Verfügung stehen, übernehmen Sie diese zusätzlich in die Standard-Dokumentvorlage normal. dot. Dazu wählen Sie im Dokument einen Absatz aus, der mit der neuen Vorlage formatiert ist, und benutzen den Befehl Format/Formatvorlage. Im Dialog ist in der Liste Formatvorlage die entsprechende Vorlage ausgewählt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Im nächsten Dialog schalten Sie die Option Zur Dokumentvorlage hinzufügen ein und klicken auf OK und Schließen. Wenn Sie nun ein neues Dokument anlegen, steht die geänderte Formatvorlage im Listenfeld zur Verfügung.

14. Hyperlinks auf Dokumentstellen

Querverweise nutzen Sie auch, um auf bestimmte Stellen innerhalb eines Dokuments zu verweisen. Mit Hilfe der Hyperlinks setzen Sie nicht nur Querverweise auf andere Dokumente. Auch Sprungmarken zu beliebigen Textstellen innerhalb eines Dokuments realisieren Sie damit. Voraussetzung ist, dass Sie im Zieldokument die gewünschten Abschnitte mit Textmarken markiert haben.
Verwenden Sie dazu den Befehl Einfügen/Textmarke. Anschließend benutzen Sie im Hauptdokument die Schaltfläche Hyperlink einfügen und wählen im oberen Feld über die Durchsuchen-Schaltflaeche die Zieldatei aus. Dann klicken Sie neben dem unteren Feld Name einer Stelle in der Datei ebenfalls auf Durchsuchen. Im Dialog wählen Sie die gewünschte Textmarke aus und schließen mit doppeltem OK ab. Im Text brauchen Sie nur noch den Hyperlink zu markieren und die gewünschte Beschreibung einzugeben.

15. Neue AutoText-Gruppen

Mit einem Trick erzeugen Sie eigene Menügruppen für Auto-Text-Eintraege.
AutoText-Eintraege sind sehr nützlich, um häufig benötigte Sätze schnell in Ihre Texte einzufügen.
Die Word-Textbausteine sind dabei Gruppen wie Anrede oder Grußformel zugeordnet, die Sie als Untermenüs von Einfügen/AutoText finden. Mit einem Trick erzeugen Sie eigene Gruppen bzw. Untermenüs in einer Liste.
Grundsätzlich gruppiert Word die AutoText-Eintraege nach Formatvorlagen. Neue AutoText-Gruppen entstehen,
indem Sie eine neue Formatvorlage mit dem gewünschten Gruppennamen anlegen, einen Textabschnitt mit dieser
Vorlage formatieren und aus diesem Textabschnitt einen neuen Auto-Text-Eintrag erzeugen. Eine neue Formatvorlage erhalten Sie, indem Sie den Cursor in einem Absatz plazieren und in das Formatvorlagenfeld oben links klicken. Überschreiben Sie hier die markierte Bezeichnung mit dem Namen der neuen Formatvorlage, beispielsweise Privat. Mit [Enter] legen Sie die neue Formatvorlage an. Formatieren Sie einen Absatz mit dieser neuen Formatvorlage, und
markieren Sie darin den gewünschten Textabschnitt, den Sie als AutoText-Eintrag hinzufügen möchten.
Dazu benutzen Sie den Befehl Einfügen/Auto-Text/Neu oder die Tastenkombination [Alt-F3]. Im Dialog AutoText erstellen vergeben Sie eine Bezeichnung und klicken auf OK. Word erzeugt jetzt die neue Auto-Text-Gruppe Privat, welche den neuen AutoText-Eintrag enthält. Mit Einfügen/AutoText überprüfen Sie dies. Damit alle Gruppen im AutoText-Menue erscheinen, plazieren Sie den Cursor vorher in einem anderen Textbereich. Nach dem gleichen Prinzip nehmen Sie neue
AutoText-Eintraege in vorhandene Gruppen auf, indem Sie dem markierten Textabschnitt vorher eine Formatvorlage mit der entsprechenden Bezeichnung zuweisen, beispielsweise Anrede.

16. Bequemer arbeiten mit AutoText

Wenn Sie in einem Text mehrere Formatvorlagen verwenden, müssen Sie erst umständlich die Symbolleiste bemühen und dort die Vorlage ändern.
Per AutoText geht das schneller.
1. Geben Sie einen Text ein, der das gewünschte Format enthält (etwa eine Überschrift).
2. Markieren Sie die gesamte Zeile mit der linken Maustaste, indem Sie die Maus auf den linken Bildschirmrand bewegen, bis die Einfügemarke zu einem Mauszeiger wird.
3. Wechseln Sie in das Menü "Bearbeiten", "AutoText" (Word 95), bzw. "Einfügen", "Auto-Text" (Word 97).
4. Geben Sie im Feld "Name" einen möglichst kurzen AutoText ein, etwa "Ue" oder "1". Mit "Hinzufügen" nehmen Sie den AutoText in die Liste auf.
5. Wenn Sie jetzt in Ihrem Text das oben gewählte Kürzel eingeben und danach die Taste "F3" drücken, wird automatisch die richtige Formatvorlage eingefügt.

17. Beginnen, wo Sie aufgehört haben

Wenn Sie einen längeren Text schreiben, ist es umständlich, beim nächsten Mal erst an die richtige Textstelle fahren zu müssen. So kommen Sie mit einem Tastendruck an die Stelle, an der Sie vor dem letzten Speichern waren.
1. Öffnen Sie das Dokument wie gewohnt, indem Sie das Menü "Datei" und darin den Punkt "Öffnen" wählen.
2. Drücken Sie dann die Tastenkombination"Umschalttaste" und "F5". Sie landen dann an der zuletzt bearbeiteten Textstelle.
3. Wenn Sie nochmals diese Tastenkombination drücken, gelangen Sie zu der Textstelle, die Sie davor bearbeitet haben. Beim vierten Druck dieser Tastenkombination landen Sie wieder an der Ausgangsposition.

18. Immer eine Sicherheitskopie macht absturzsicher

Wenn Sie bei Rechner-Abstürzen ganz sichergehen wollen, dass immer eine Sicherheitskopie Ihrer Texte angelegt wird, machen Sie folgendes:
Wählen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Optionen". Klicken Sie auf die Registerkarte "Speichern". Im Feld "Speicherungsoptionen" klicken Sie "Sicherungskopie immer erstellen" an. Word speichert dann automatisch eine Sicherheitskopie in einem bestimmten Ordner. Die Sicherungskopie hat die Dateiendung ".wbk" und lässt sich normal öffnen.

19. Wechseln zwischen mehreren Dokumenten

Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben, ist der Wechsel zwischen den Dokumenten umständlich. Sie müssen dazu das Menü "Fenster" und dann das entsprechende Dokument anwählen. Schneller geht es mit der Tastenkombination "Strg" und der Funktionstaste "F6". Dann wechseln Sie automatisch zum nächsten Dokument in der Liste. Um die Dokumente in umgekehrter Reihenfolge zu wechseln, drücken Sie die Tastenkombination "Strg", die Funktionstaste "F6" und die "Umschalttaste".
Und denken Sie daran: Tastatur-Shortcuts schonen die Hand, mit der Sie die Maus bewegen. Die können Sie dann beim Tennis noch gut gebrauchen :-)

20. Kontextmenü erweitern

Wenn Sie mit der Maus nicht so gerne auf dem Bildschirm hin- und herfahren, packen Sie die Makros ins Kontextmenü.
Sobald Sie mit der rechten Maustaste in Ihr Dokument klicken, öffnet sich ein Pop-Up-Menue. Dieses Kontextmenü enthält nützliche Befehle und lässt sich Ihren Bedürfnissen anpassen. Besonders für Makros, die Aktionen im Dokument wie Formatieren oder Ersetzen durchführen, ist dies der optimale Platz.
Aktivieren Sie im Listenfeld Symbolleisten auf der Registerkarte Symbolleisten im Menü Extras/Anpassen das Kästchen Kontextmenü. Es öffnet sich die Box Kontextmenü mit den Einträgen Text, Tabelle und Zeichnen. Öffnen Sie hier den Eintrag Text und im neu erscheinenden Menü ebenso. Das Kontextmenü erscheint. Um es mit Ihren Makros zu erweitern,
aktivieren Sie auf dem Registerblatt Befehle in der Listbox Kategorien den Eintrag Makros. Im Feld rechts daneben erscheinen die verfügbaren Makros. Ziehen Sie mit der Maus die gewünschten Makrobefehle ins Kontextmenü, vorzugsweise ans Ende der Einträge.
Klicken Sie den neuen (umrahmten) Eintrag mit der rechten Maustaste an, um ihn zu verändern.
Korrigieren Sie den Namen des neuen Eintrags nach Belieben. Aktivieren Sie die Optionen Gruppierung beginnen, um mit einer Linie Ihren Eintrag von den Standardeinträgen zu trennen. Markieren Sie Schaltflächensymbol und Text, und suchen Sie sich eine Schaltfläche in Schaltflächensymbol ändern aus. Schließen Sie die Dialogbox Anpassen.

21. Verschwundene Menüs

Indem Sie Word zur Neuregistrierung veranlassen, holen Sie fehlende Menüs wieder zurück. Verschwundene Menüs zählen zu den unangenehmen Überraschungen, die bei der Arbeit mit Word auftreten. Falls irgendwann das komplette Bearbeiten-Menue nicht mehr in der Menüleiste auftaucht, ist die Registrierung von Word beschädigt und muss wiederhergestellt werden. Damit alle Menüs wieder an ihrem Platz erscheinen, wählen Sie unter Windows 95/98 den Befehl Start/Ausführen und geben in das Feld Öffnen den kompletten Befehlspfad zum Aufruf von Word ein, gefolgt vom Parameter /r. Standardmäßig sieht das so aus: "C:ProgrammeMicrosoft Office\Office\ Winword.exe" /r Falls sich die Datei Winword.exe in einem anderen Ordner befindet, passen Sie den Pfad entsprechend an. Wichtig ist, dass die Befehlsangabe vor dem Parameter in Anführungszeichen steht, da der Aufruf sonst wegen der Leerzeichen im Pfadnamen nicht funktioniert. Klicken Sie auf OK, um den Befehl auszuführen. Die Einstellungen werden jetzt komplett neu in der Registry angelegt, ohne dass Word geöffnet wird. Wenn Sie Word anschließend wie gewohnt starten, stehen alle Menüs wieder zur Verfügung.

22. Kontextmenü erweitern

Wenn Sie mit der Maus nicht so gerne auf dem Bildschirm hin- und herfahren, packen Sie die Makros ins Kontextmenü.
Sobald Sie mit der rechten Maustaste in Ihr Dokument klicken, öffnet sich ein Pop-Up-Menue. Dieses Kontextmenü enthält nützliche Befehle und lässt sich Ihren Bedürfnissen anpassen. Besonders für Makros, die Aktionen im Dokument wie Formatieren oder Ersetzen durchführen, ist dies der optimale Platz. Aktivieren Sie im Listenfeld Symbolleisten auf der Registerkarte Symbolleisten im Menü Extras/Anpassen das Kästchen Kontextmenü. Es öffnet sich die Box Kontextmenü mit den Einträgen Text, Tabelle und Zeichnen. Öffnen Sie hier den Eintrag Text und im neu erscheinenden Menü ebenso. Das Kontextmenü erscheint. Um es mit Ihren Makros zu erweitern, aktivieren Sie auf dem
Registerblatt Befehle in der Listbox Kategorien den Eintrag Makros. Im Feld rechts daneben erscheinen die verfügbaren Makros. Ziehen Sie mit der Maus die gewünschten Makrobefehle ins Kontextmenü, vorzugsweise ans Ende der Einträge.
Klicken Sie den neuen (umrahmten) Eintrag mit der rechten Maustaste an, um ihn zu verändern. Korrigieren Sie den Namen des neuen Eintrags nach Belieben.
Aktivieren Sie die Optionen Gruppierung beginnen, um mit einer Linie Ihren Eintrag von den Standardeinträgen zu trennen. Markieren Sie Schaltflächensymbol und Text, und suchen Sie sich eine Schaltfläche in Schaltflächensymbol ändern aus. Schließen Sie die Dialogbox Anpassen.

23. Falzmarken einfügen

Vorlagen lassen sich so gestalten, dass sie einem vorgedruckten Brief-Formular entsprechen. Das einzige Probleme ist die Falzmarke. Sie kennzeichnet die Faltstelle für Fensterumschläge.
1. Mit Hilfe der Funktion der Textfelder können Sie Probleme beim Einfügen der Falzmarken umgehen. Öffnen Sie
Ihr Brief-Formular (am besten Sie speichern es als Vorlage).
2. Klicken Sie mit der Maus an den Anfang des Textes und betätigen Sie einmal die "Return"-Taste.
3. Nun drücken Sie die Tastenkombination "Strg+Umschalt+–", um einen Gedankenstrich einzufügen, der als Falzmarke dienen soll.
4. Markieren Sie sowohl den Gedankenstrich als auch das Absatzendezeichen.
5. Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl "Einfügen" und hier den Unterpunkt "Textfeld". Wechseln Sie dann mit Hilfe des Menüs "Ansicht" in das "Seiten-Layout". Der Gedankenstrich samt Textfeld wird eingeblendet.
6. Wählen Sie im Menü "Format" und hier den Punkt "Textfeld".
7. Legen Sie 0,63 cm als horizontale und 9,88 cm als vertikale Position fest. Markieren Sie in den Listen "Von" den Eintrag "Seite". Sobald Sie "OK" anklicken, erscheint die Falzmarke an der richtigen Position. Nun verkleinern Sie den Positionsrahmen und verschieben ihn an den Seitenrand.

24. Objekte zwischen Seiten verschieben

Sie haben mehrere Objekte in Ihr Dokument eingefügt. Nun stellen Sie fest, daß Sie eines falsch positioniert haben. Die neue Position liegt drei Seiten weiter. Eine Möglichkeit wäre jetzt, das Objekt anzuklicken und mit gedrückter Maustaste das Dokument zu durchlaufen. Doch dabei ist die genaue Positionierung schwierig, da das Dokument sich meist sehr schnell bewegt.
Für ein präziseres Arbeiten gibt es einen Trick: Wählen Sie in der Menüleiste "Ansicht" und hier "Seiten-Layout". Aktivieren Sie dann die Option "Zoom". Im Textfeld unter "Prozent" minimieren Sie die Anzeigegröße auf 50 Prozent. Nun werden "je nach Bildschirmgröße" mehrere Seiten angezeigt. Unter Umständen müssen Sie bei einem 15-Zoll-Monitor das Ganze auf 30 Prozent reduzieren.
2. Nun können Sie die zu verschiebende Grafik anklicken und ohne große Probleme an die richtige Stelle setzen.

25. EMail Adresse nicht als Link erfassen

Immer wenn Sie eine EMail-Adresse eingeben, wird diese blau und unterstrichen. Was passiert da? Die EMail-Adresse wird in einen Hyperlink verwandelt. Das heißt, dass man mit einem Klick auf den Text direkt das EMail-Programm laden kann. Wenn man das nicht möchte, dann muss man in Extras Autokorrektur -> Autoformat während der Eingabe die Option "Internet und Netzwerkangaben durch Hyperlinks" ausschalten.

26. Andere Autoformate

Immer wenn Sie eine Zahl, ein Datum oder ein Sonderzeichen am Anfang einer Zeile eingeben, wird nach einem Return weitergezählt bzw. erscheint das Sonderzeichen auch in der neuen Zeile.
Diese Funktion kann man abschalten, wenn man in Extras Autokorrektur -> Autoformat während der Eingabe die Optionen "Automatische
Numerierung" und "Automatische Aufzählung ausschaltet. Dann hat der Spuk ein Ende. Ansonsten kann man auch einfach zweimal auf die Return-Taste drücken.

27. In Word 6.0 Dateien von Word 97 oder 2000 lesen

Es gibt bei Microsoft einen Filter für Word 6.0, den man mit einem Doppelklick installieren kann. Danach versteht das alte Word auch die neuen Dateiformate. Allerdings gehen neuere Formatierungen, die es in dieser Version noch nicht gab, verloren. Die Datei heisst "WRD97CNV.EXE" und die Adresse lautet: http://support.microsoft.com/support/downloads/LNP152.asp.

28. Was bedeutet das kleine Quadrat vor manchen Absätzen?

Manche Absätze haben links außen ein kleines schwarzes Quadrat. Für diesen Absatz wurde in Format unter Absatz Textfluss "Absätze nicht trennen" aktiviert. Diese Einstellung verhindert, dass zwischen dem so formatierten Absatz und dem folgenden ein automatischer Seitenwechsel erfolgt. Einen manuellen Seitenumbruch kann man jederzeit erstellen.

29. Grafiken werden nicht angezeigt oder nicht mehr gedruckt!

Es gibt zwei Einstellungen im Menü Extras Optionen, die die Anzeige oder den Ausdruck von Grafiken verhindern können:

In der Registerkarte Ansicht handelt es sich um den Punkt "Platzhalter für Grafiken". Ist diese Option aktiv, werden anstelle der Grafiken leere Boxen gezeigt.
In der Registerkarte Drucken gibt es den Punkt "Zeichnungsobjekte". Ist diese Option aktiv, werden alle Grafiken gedruckt; ist sie deaktiviert, werden die Grafiken nicht gedruckt.

Hinweis:

Alle Tipps und Tricks entstammen eigenen Erfahrungen aus unserer täglichen Praxis oder wurden uns von befreundeten Firmen und Privatpersonen überlassen. Dabei ist nicht auszuschließen, daß uns trotz gegensätzlicher Versicherung Copyright geschützte Texte übergeben wurden.
Dies geschah ohne unseren Willen und unsere Absicht.
Sollte hier ein Text auftauchen, an dem fremde Rechte vorhanden sind, wird der Rechtsinhaber gebeten, uns dieses nachweislich zu melden. Nach positiver Prüfung wird dieser Text dann nach Wunsch des Rechtsinhabers mit einem ausdrücklichen Copyright Vermerk versehen oder entfernt.

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